Weg met formele schrijftaal
Gebruik bij het schrijven van zakelijke brieven geen verouderde of omslachtige zinnen.
Joost en Marjan zitten aan tafel. ‘Wil je mij de jam doen toekomen?’ vraagt Marjan. Haar man pakt de pot jam op en overhandigt die aan Marjan. ‘Bijgaand lever ik je desgevraagd het product jam. Hopende dat deze goed mag smaken, verblijf ik …’
Ik weet niet hoe het bij jou aan het ontbijt gaat, maar bij ons vragen we gewoon: ‘Mag ik de jam?’, waarop de ander (hoogstens) ‘alsjeblieft’ terugzegt. Als ik opeens zou gaan praten als Joost en Marjan, zou mijn man me verbaasd vragen wat me mankeert.
Verouderd en onnatuurlijk
Toch gaan mensen vaak automatisch over op formele schrijftaal in hun zakelijke brieven en gebruiken ze zinnen die niemand ooit mondeling zou gebruiken. Zinnen met woorden die echt verouderd zijn, zoals ‘doen toekomen’. Of die onnodig omslachtig of onnatuurlijk zijn, zoals ‘hopende dat’ en ‘verblijf ik’. Als je iets schrijft, is het toch de bedoeling dat de lezer je boodschap zo goed mogelijk begrijpt. Moeilijke of stokoude woorden en ingewikkelde zinnen dragen daar niet aan bij. Houd je tekst dus eenvoudig en gemakkelijk leesbaar.
Een middenweg tussen amicaal en plechtig
Natuurlijk bestaat er wel een middenweg tussen amicale spreektaal en al te plechtige schrijftaal. Je cliënt is meestal niet iemand met wie je nog hebt geknikkerd, dus schrijf niet: ‘Hé Piet, hier is dat formulier. Even invullen voor de volgende afspraak. De mazzel!’. Maar dit is nu ook weer niet nodig: ‘Weledele heer De Vries, hierbij doen wij u het genoemde formulier toekomen, hopende dat u het bij de volgende afspraak ingevuld kunt overhandigen’. Een tussenweg kan zijn: ‘Geachte meneer De Vries, hierbij ontvangt u het formulier waarover ik het met u heb gehad. Wilt u het invullen en bij de volgende afspraak inleveren?’ Beleefd, maar wel met woorden die je dagelijks gebruikt.
Hardop voorlezen
Twijfel je eraan of jouw brieven gewoon beleefd of té formeel zijn? Lees ze dan eens hardop voor en stel je daarbij voor dat de cliënt vóór je in je praktijkruimte staat. Klinken je woorden natuurlijk of zou je nóóit zo praten? In het laatste geval kun je je zinnen vast nog wel wat informeler maken.
Echt niet meer gebruiken
Tot slot een paar voorbeelden van verouderde woorden die je voortaan maar beter kunt vervangen door modernere varianten.
Niet: Derhalve kan de afspraak helaas niet doorgaan …
Maar: Daarom kan de afspraak helaas niet doorgaan…
Niet: Gaarne stuur ik u de brochure toe.
Maar: Graag stuur ik u de brochure toe.
Niet: Wij hebben uw schrijven ontvangen. (!!)
Maar: Wij hebben uw brief (of e-mail) ontvangen.
Niet: We sturen u het inschrijfformulier alsmede de algemene voorwaarden.
Maar: We sturen u het inschrijfformulier en (ook) de algemene voorwaarden.
Niet: De klacht welke we van u hebben ontvangen …
Maar: De klacht die we van u hebben ontvangen …
Welke woorden of zinsdelen vind jij écht niet meer kunnen? Vul het lijstje aan via het formulier hieronder!
Delen? Graag!
Heel veel mensen slaan automatisch een ‘formele toon’ aan als ze een zakelijke brief of e-mail schrijven. Dit schept afstand en komt de communicatie eigenlijk nooit ten goede. Als je dit artikel zinvol vond, wil je het misschien ook delen met je netwerk. Dat kan gemakkelijk met de deelbuttons voor de verschillende sociale media hieronder. Alvast bedankt!
Gratis e-book ‘Elke week in de krant’
Een bloeiende praktijk is per definitie een zichtbare praktijk! Want hoe kunnen cliënten zich bij jou melden als ze niet weten dat je bestaat? Eén manier om aan je naamsbekendheid te werken is door het nastreven van gratis publiciteit. In mijn e-book ‘Elke week in de krant’ vind je 52 onderwerpen voor het schrijven van een persbericht. Vul hiernaast (rechtsboven) je naam en e-mailadres in en je ontvangt het e-book gratis in je mailbox.
